De nombreuses entreprises organisent, pour différentes prises de décisions, des votes auprès de leurs collaborateurs. Il peut par exemple s’agir d’actions concernant le CSE, de moyens pour les salariés d’exprimer leur ressenti… Mais comment se passe ce processus, concrètement ? Quels en sont les avantages pour votre société ?
Comprendre les bases du vote électronique
Les outils de vote électronique en ligne en entreprise tendent à se démocratiser. Mais comment fonctionnent-ils ? C’est bien simple : ils remplacent les traditionnels papiers et bulletins de vote comme ceux que nous pouvons avoir lors d’élections politiques. Les individus concernés votent alors à distance au lieu de venir glisser un bulletin dans une urne en un lieu et un jour précis.
Ce vote électronique peut s’employer de diverses manières. Il peut par exemple s'appliquer lors de l'élection des représentants du personnel ou de ceux du comité d’entreprise.
De même pour le CSE (comité social et économique) qui recueille lui aussi des avis et idées des différents collaborateurs. L’entreprise japonaise Yokogawa (spécialiste de l’automatisation) a ainsi déployé ce système de vote électronique pour ses élections CSE dans l’une de ses filiales basées en France.
Quels avantages par rapport au vote papier ?
Si ces outils séduisent de plus en plus d’entreprises, c’est parce qu'ils présentent un certain nombre d’avantages par rapport à la traditionnelle solution papier.
Tout d’abord, et comme beaucoup d’autres outils numériques, ils permettent aux participants de voter à distance, sans besoin de se déplacer. Un précieux gain de temps, moins de fatigue, mais aussi moins de déplacements souvent sources de pollution et de dépenses.
Le premier avantage de ce vote électronique est donc de faciliter la démarche auprès des individus qui votent.
Second avantage : l'augmentation de la participation. Du fait de la simplicité de la démarche, les personnes sollicitées sont bien enclines à voter. Résultat : un taux d’abstention bien moindre qu’avec le vote papier impliquant déplacement et disponibilité le jour J.
Troisième avantage, cette fois-ci pour l’entreprise : là encore, le gain de temps et les coûts moindres. Le dépouillement se fait bien plus rapidement, il n’est plus nécessaire de prévoir du matériel type enveloppes, papiers…
Enfin, les données étant chiffrées, le risque de fraude ou d’irrégularités en est drastiquement réduit.
Autant de raisons d’opter pour ce nouveau mode de vote, synonyme de gain de temps, d’économies et de fiabilité aussi bien pour les votants que pour l’entreprise elle-même !
Comment déployer un système de vote électronique en entreprise ?
Comme c’est le cas pour beaucoup d’autres solutions, il convient d’en parler aux futures personnes concernées, mais aussi d’obtenir l’accord des instances qui représentent le personnel.
Une fois celui-ci obtenu, libre à vous de choisir l’outil le plus adapté aux besoins de votre société, de nombreux professionnels proposant le déploiement de cet outil en entreprise.
Après avoir acquis l’accès à cette solution numérique, place à la formation : vos collaborateurs comprendront alors comment bien l’utiliser, mais aussi l’intérêt de passer du papier au vote électronique dans votre entreprise.
Ne négligez bien sûr pas les mesures de cybersécurité qui sont indispensables pour toute solution informatique (ex : pour la confidentialité des données).
Enfin, commencez par organiser un test afin de vérifier que tous les participants ont bien pris connaissance de comment se servir de l’outil, et de s'assurer de son bon fonctionnement pour les futurs scrutins.
