Si vous êtes un employé du gouvernement fédéral ou si vous envisagez de créer votre propre entreprise, il est vital d'être organisé. Pour vous y aider, il est crucial d'utiliser des timbres commerciaux. Prenez conscience de leur valeur et des raisons pour lesquelles ils sont essentiels dans l'administration.
Réalisez efficacement vos tâches administratives grâce aux tampons encreurs
Les activités administratives étant nombreuses et variées, l'utilisation de tampons encreurs vous permet de les gérer efficacement. Par exemple, à l'aide d'un tampon dateur, vous pouvez marquer rapidement chaque lettre que vous écrivez et également archiver vos documents de manière chronologique. Vous pourrez ainsi retrouver les documents dont vous avez besoin.
En outre, il existe des cachets "urgent", "payé", "livré" et "confidentiel". Ils servent à identifier les documents et aussi à indiquer les actions à entreprendre ou à ne pas entreprendre. Avec le cachet "urgent", le destinataire saura que la tâche indiquée sur le document doit être accomplie dans les plus brefs délais.
Les timbres en bois ainsi que les timbres Trodat sont personnalisables en fonction de vos préférences et de vos besoins. En général, les entreprises utilisent ce type de personnalisation pour faire figurer leur logo sur chaque document officiel, et pour qu'il soit accompagné de la signature de la personne qui en est responsable. De nombreuses plateformes en ligne proposent des tampons encreurs pour les entreprises. Vous pouvez les trouver sur le lien suivant : https : //otypo.com/personnalises/entreprise/.
Si vous personnalisez un tampon pour votre entreprise, veillez à ce que ces éléments soient visibles sur le tampon :
- Le nom de l'entreprise
- Le logo officiel de l'entreprise.
- L'adresse précise du siège social
- La forme juridique
- Les différentes coordonnées permettant à vos clients et partenaires de vous joindre.
- Le code APE
- Le numéro de TVA.
Si vous souhaitez que toutes ces informations fassent partie du produit, il est préférable de choisir un tampon toutes lignes. Un modèle comportant 5 ou 8 lignes sera suffisant.
Veillez à légaliser une partie de vos documents à l'aide d'un tampon encreur.
Le tampon n'a pas de signification juridique en soi. Toutefois, si son utilisation est couplée à une signature, le document est légal. En outre, il permet d'établir son authenticité, ce qui est essentiel dans le monde professionnel.
Remarque : l'utilisation d'un cachet officiel pour votre entreprise n'est pas obligatoire. Il s'agit simplement d'un instrument qui aide les gestionnaires et les entrepreneurs au sein des entreprises dans le cadre des exigences légales pour les documents importants.
Estampiller votre nom pour faire preuve de professionnalisme
La technologie évolue et change constamment. Les clients attendent des entreprises avec lesquelles ils travaillent qu'elles suivent les progrès rapides. L'utilisation d'un tampon automatisé vous fait gagner du temps car il élimine la nécessité d'écrire manuellement les informations. En outre, ce type d'automatisation renforce votre professionnalisme, augmentant ainsi votre crédibilité.
Quelques autres choses à savoir sur les cachets
Une fois que vous avez déterminé l'objet et la quantité de chaque timbre, vous devez choisir la couleur de l'encre qui sera utilisée pour chacun. En général, la couleur rouge est utilisée pour signifier des tâches, ainsi que des messages urgents et pressants. Les timbres "confidentiels" nécessitent également de l'encre rouge. L'encre verte est utilisée pour souligner toute action nécessitant l'approbation d'un employé supérieur de l'organisation. Utilisez l'encre bleue pour toute la correspondance officielle et les documents administratifs.
Il est également crucial de se rappeler que certains timbres peuvent être emportés lors de voyages d'affaires, mais sans prendre trop de place. C'est le cas des timbres de poche. Comme son nom l'indique, il peut être facilement glissé dans la poche de votre sac, ce qui vous permet de terminer rapidement vos affaires et de remplir efficacement vos documents administratifs. Mais attention à ne pas le perdre afin d'éviter divers problèmes.
Il est donc possible de conclure qu'un tampon encreur est crucial dans le monde des affaires, notamment en raison de son aspect pratique au sein de l'entreprise, mais aussi pour sa crédibilité. Le choix de tampons de qualité est donc crucial pour une utilisation à long terme. Il vous appartient de choisir les tampons qui répondent le mieux à vos besoins.
