Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi il est crucial de se préparer avant d'organiser un événement. L'un des éléments les plus cruciaux de cette préparation est l'espace de réunion. Une salle de conférence mal conçue peut être un facteur important pour l'image de votre entreprise. Voici quelques suggestions sur la manière de concevoir un espace de réunion qui sera plébiscité par vos clients, vos collègues et vos employés.
Déterminez le type d'espace de réunion dont vous avez besoin.
Il existe trois types d'agencement des salles de réunion :
Les salles de conseil sont des salles utilisées pour organiser des réunions avec un nombre réduit de personnes et également pour des présentations.
- Les salles de conférence sont conçues pour accueillir plus de 12 personnes et peuvent être utilisées pour des discussions de groupe ou des présentations.
Les espaces de réunion, qui peuvent être des espaces de travail privés ou des espaces partagés qui permettent aux gens de se diviser en petits groupes, si nécessaire.
Il est important de déterminer le type d'espace de réunion dont vous avez besoin avant de le planifier. Cela vous aidera à déterminer la taille de la pièce requise et le type de mobilier le plus approprié. Si vous n'êtes pas sûr, vous devez consulter un décorateur d'intérieur ou un architecte.
Créez un espace rempli d'énergie positive
Lorsque vous concevez l'espace de réunion, vous devez penser au type d'énergie que vous souhaitez dégager. Idéalement, vous voulez des espaces qui encouragent la collaboration et émettent des vibrations positives. Si vous le pouvez, essayez d'éviter les zones encombrées de distractions comme les téléviseurs ou les lumières vives.
Décorez votre espace avec un style moderne
La modernité est un élément majeur dans la conception des salles de réunion. Vos clients et votre personnel doivent vivre une expérience agréable lorsqu'ils entrent dans la pièce. Pour ce faire, vous devez vous assurer que votre espace de réunion présente un design moderne. L'une des méthodes pour y parvenir consiste à créer un espace minimaliste et épuré, rempli de meubles contemporains aux teintes neutres et d'un éclairage invitant. Cela les mettra à l'aise et aidera les invités à se détendre pendant votre réunion importante avec eux.
Offrez un environnement confortable et relaxant.
Un autre aspect crucial de la conception d'un espace de conférence est de s'assurer que vous disposez de sièges confortables. Pour ce faire, placez des canapés ou des chaises longues le long de l'extérieur de la salle afin que les gens puissent s'asseoir quand ils en ont besoin. Cela crée un environnement chaleureux et accueillant qui encourage la conversation et l'échange d'idées entre les personnes présentes.
Ajoutez de l'art contemporain au mélange.
Intégrer des œuvres d'art dans l'espace que vous utilisez pour les réunions est un excellent moyen d'aider votre entreprise à se démarquer du reste du domaine. Pour cela, accrochez des œuvres d'art contemporain sur les murs ou sur la table où les invités seront assis.
Points d'accès au Wi-Fi
L'absence de Wi-Fi peut rapidement entraîner des distractions pour les personnes qui participent à des conférences dans votre salle de conférence. Pour éviter cela, veillez à ce que toutes les salles soient équipées de points d'accès Wi-Fi afin que les participants soient connectés à tout moment sans être interrompus par des discussions ou des réflexions pendant les réunions.
Quelle est la taille de l'espace nécessaire pour organiser une réunion ?
- Pour une salle de type salle de classe, vous avez besoin de 17 m2.
- Pour créer un espace en U, il vous faut 2 m2 par personne.
- Pour avoir une salle de réunion, vous aurez besoin d'un mètre carré.
Les meilleurs meubles à choisir pour votre espace de réunion
Le mobilier est un élément crucial dans l'aménagement d'une salle de réunion. Il est essentiel de disposer d'une disposition des sièges adaptée qui offre à vos employés et à vos clients un cadre accueillant pour les réunions.
Toutefois, vous devez veiller à ne pas créer un aspect désordonné qui détournerait l'attention de l'objectif principal de votre réunion. Le moyen le plus efficace de créer une atmosphère détendue sans trop de distractions est d'utiliser des meubles modulaires comme des tables avec des prises de courant intégrées, ainsi que des systèmes de vidéoconférence à la demande. De même, des chaises de bureau ergonomiques permettront à vos clients de se sentir plus à l'aise.
Les tables doivent être installées en fonction de la taille des groupes présents. Si plusieurs groupes sont présents en même temps, il est essentiel d'avoir suffisamment d'espace pour tous. Pour ce faire, vous pouvez combiner de petites tables avec des tables plus grandes ou utiliser des tables carrées ou rectangulaires à la place des tables rondes.
Il est également essentiel que l'espace puisse être utilisé à des fins multiples afin qu'il puisse être utilisé pour d'autres événements qui ne sont pas liés aux affaires. Il est essentiel d'intégrer la lumière naturelle dans chaque conception afin de s'assurer que les participants ne se sentent pas isolés des influences extérieures lorsqu'ils se trouvent dans la salle de réunion. Il est également recommandé de s'assurer que votre aménagement ne se limite pas à un seul schéma de couleurs ou à un seul thème, car cela pourrait créer un environnement ennuyeux et nuire à la fonction de l'espace.
Soyez conscient de vos besoins en matière de sièges
C'est une bonne idée d'avoir un nombre prédéterminé de sièges dans votre espace de réunion afin de connaître le nombre de tables et de chaises dont vous aurez besoin. Par exemple, si vous avez l'intention de faire asseoir 10 personnes en même temps dans une conférence, vous aurez besoin de deux ou trois chaises et de deux tables.
Trouvez la table parfaite pour votre salle de conférence
La première étape de l'aménagement de l'espace de réunion consiste à choisir la table appropriée. Pour ce faire, vous devez penser au nombre d'invités qui seront assis et au type d'équipement sur lequel ils seront assis. Si vous voulez vous assurer que tout le monde se voit, vous aurez besoin d'au moins deux sièges. Si vous optez pour une table ovale, il est idéal de la placer autour d'une table rectangulaire car elle permet à tout le monde de se voir.
Choisissez un éclairage approprié pour vos réunions
L'une des premières choses à prendre en considération lors de la conception d'un espace de réunion est l'éclairage. Lorsque vous choisissez une source de lumière, gardez à l'esprit que le type de source de lumière le plus efficace pour les salles de réunion est l'éclairage direct.
Ce type d'éclairage met principalement en évidence la zone qui est utilisée pour travailler ou collaborer et minimise les autres zones de la pièce. Ainsi, les personnes ne se heurtent pas les unes aux autres lorsqu'elles passent d'une table à l'autre, et il est plus facile de s'orienter dans la pièce.
Une autre alternative à l'éclairage direct est l'utilisation d'un éclairage réglable. Ces éclairages vous permettent de les orienter vers les zones qui doivent être éclairées, sans avoir besoin d'extensions supplémentaires.
Vous pouvez réfléchir aux schémas de couleurs que vous souhaitez utiliser pour concevoir votre aménagement
L'une des premières choses auxquelles vous devez penser est la palette de couleurs de votre salle de réunion. Quelle est la couleur la plus représentative de l'image de votre entreprise ? Quelles sont les couleurs que vous souhaitez créer au sein de votre espace de conférence ? Il est important de sélectionner des teintes qui créent une ambiance positive pour le rassemblement; vous devez donc choisir une couleur en accord avec l'humeur ou l'atmosphère que vous souhaitez créer. Veillez également à ce qu'il y ait beaucoup de lumière naturelle dans la pièce pour que les gens puissent voir ce dont ils discutent.
Incluez des éléments naturels pour rendre l'espace plus vivant
L'ajout d'éléments naturels peut rendre la pièce plus vivante. L'une des méthodes pour y parvenir est d'installer une grande plante pour ajouter un peu de vert. Les plantes peuvent contribuer à améliorer la qualité de l'air en filtrant les polluants et en créant de l'oxygène.
Une autre méthode pour intégrer des éléments naturels consiste à placer des œuvres d'art ou des miroirs sur les murs. Non seulement les œuvres d'art ou les miroirs rendent une pièce plus accueillante, mais ils peuvent également constituer un accent pour le design de la pièce.
Laissez votre imagination s'exprimer.
Lorsqu'il s'agit de l'aménagement d'une salle de conférence, les possibilités sont pratiquement illimitées. Que votre espace soit grand ou petit, vous pouvez l'adapter à vos besoins et à ceux de vos invités. Le plus important est de concevoir une atmosphère vivante qui séduira vos invités. Il est également essentiel de considérer l'éclairage du mobilier, les sièges et les couleurs qui correspondent le mieux à votre conception.
