L'Assemblée générale (AG) est un élément essentiel de la vie quotidienne d'une organisation. Il arrive que vous soyez amené à tenir une AG à distance. Cela peut s'avérer difficile. Il y a plusieurs étapes à suivre pour mener à bien une assemblée générale en ligne. Découvrez la méthode la plus efficace pour organiser une assemblée générale par vidéoconférence.
Définissez les procédures de vote pour l'assemblée générale.
L'une des considérations à prendre en compte lors de la tenue d'une assemblée générale par vidéoconférence est la manière de voter à distance. Il existe de nombreuses règles et réglementations qui régissent le vote lors des AG à distance. Par exemple, vous devez vous assurer que vous avez le quorum requis, c'est-à-dire le nombre de personnes présentes pour que l'assemblée générale puisse légalement délibérer. Pour effectuer le vote, vous avez la possibilité d'utiliser le vote électronique et le vote par correspondance. Il existe des prestataires de services extérieurs à l'assemblée qui vous permettent de procéder au vote électronique de manière sécurisée sous le contrôle d'huissiers. Cette méthode permet aux membres de voter simultanément au cours de l'assemblée. Contrairement au vote électronique, qui se déroule pendant l'AG, le vote par correspondance a lieu avant la session.
Il est important de noter que la probabilité d'organiser une AG par vidéoconférence dépend de vos statuts et règlements en vigueur. Vos statuts doivent clairement prévoir la possibilité de tenir une AGA en ligne. Si les statuts l'autorisent, les membres pourront se connecter par audio ou vidéoconférence pour participer à l'assemblée générale.
Choisissez le bon logiciel numérique pour votre assemblée générale par vidéoconférence
Les appareils numériques sont cruciaux pour mener une assemblée générale ou un webinaire par vidéoconférence. Vous devez donc sélectionner les bons outils pour assurer le bon déroulement de votre conférence générale. Pour ce faire, commencez par définir les exigences de la réunion. En termes d'exigences, vous devez déterminer le nombre de participants que vous attendez. Cela vous permettra de sélectionner l'outil le plus approprié en fonction de ce nombre. Par exemple, vous pouvez choisir Google Meet si la réunion doit attirer environ 250 participants. D'autre part, Zoom est une excellente option. La plateforme Zoom offre la possibilité de rassembler jusqu'à 1 000 personnes. Toutefois, en utilisant cet outil, vous ne verrez que 49 personnes à l'écran. De plus, avec Zoom comme avec Google Meet, vous pouvez obtenir un lien de connexion exclusif. Ce lien doit être inclus dans l'invitation à la réunion générale.
L'autre chose que vous devez faire est d'évaluer la sécurité de votre application. Cela vous permettra de décider des fonctionnalités que votre logiciel doit avoir. Par exemple, il pourrait inclure la possibilité de désactiver les microphones de tous les participants, ou de créer une zone d'attente. Cela pourrait inclure la possibilité d'enregistrer la réunion. Au final, vous devez décider du type de communication que vous souhaitez utiliser dans la réunion en général. C'est ce qui déterminera le nombre d'intervenants.
Voici quelques outils couramment utilisés pour la réunion générale par vidéoconférence :
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Skype
- Adobe Connect
- Etc.
Bien entendu, vous aurez besoin d'une connexion Internet à haut débit ; d'un casque ou d'un écouteur ; d'une webcam ou d'un appareil photo et d'un microphone externe ou intégré.
Quelques bonnes façons d'organiser une assemblée générale par vidéoconférence
Si vous organisez une assemblée générale en face à face, vous devez respecter quelques bonnes procédures pour garantir le bon déroulement de laréunion.
- Convoquez les participants à l'avance.
- Incluez toutes les informations nécessaires dans la convocation à la réunion (ordre du jour et documents à examiner).
- Veillez à respecter le délai qui a été fixé pour la vidéoconférence.
- Annoncez les différents résultats du vote.
- Remettre le procès-verbal de l'assemblée générale aux membres.
La clé de la réussite d une conférence générale par visioconférence est de veiller à ce qu elle soit parfaitement organisée.
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